【公司星期工作计划】日本上班族一本人手，告别完美主义，时效主义最大限度地提高工作效率

在训练的时候也像正式比赛一样，保持同样的紧迫感，发挥出全部的能量。平尾教练认为日本运动员在正式比赛时并不擅长保持精神的高度集中，所以才要开展训练大变革，缩短训练时间，相应地提高训练密度。

>> 平尾教练的改革，重点就在于如何提高单位时间内的专注力。使运动员在比赛时保持精神高度集中的方法，同样适用于我们的工作，不是吗？完美主义者大多勤奋努力，对待任何事情都习惯于使出浑身解数，但是这就容易造成工作时间越长、效率越低的问题。反观时效主义者，他们选择集中注意力，在短时间内快速高效地完成工作。单位时间内注意力不够集中的人和高度集中的人，他们的工作效率是完全不同的。拉开3倍以上的差距也是极为常见的。

>> 有一家效率极高的公司，名叫“未来工业”。这家公司的独特之处就在于禁止加班。8点30分上班，17点40分下班。

>> 如果在这个时间段内没能完成工作的话，就要思考原因是什么，是否需要改进，以此来不断优化工作方式。正是因为这样，才能保持效率不断提升。

>> 设定限制时间，保持坚定的决心，并想尽各种方法在限制时间内完成任务，如此一来，工作效率就会有大的转变。

>> 时效主义：①　限制工作时间。②　提高专注力的精度。

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>> 完美主义者，过于严谨，导致速度慢。 时效主义者，多少有些粗枝大叶，但速度快。

>> 创作了900多本商业书籍的中谷彰宏先生可以说是速度达人。比如，会要站着开。因为一旦坐下，就会开始聊些没有营养的闲话，导致迟迟无法下达最终决策。不仅如此，他还经常连外套都不脱就开始开会，因为开完会他还要外出。比如要在10分钟内完成企划书。也许有人会说10分钟怎么够，但重要的是企划内容，而不是用电脑做出一份多么漂亮的资料，中谷先生可能会选择当场手写一份企划书。有这样一个故事，从事企业经营顾问的神田昌典先生向中谷先生发出面谈邀约。发出邀约当天，神田昌典先生就通过传真收到了超级忙碌的中谷先生发来的感谢信，那封信还是中谷先生亲手写的。信中写道“从很久以前就想着能与先生您见上一面”，字里行间透露着满满的感谢。收到这封信的神田先生非常感动，他从没想到中谷先生竟然能在百忙之中抽出宝贵的时间发出一封感谢信，而且还是在当天就发出的手写信。影响期待值的高低这个故事的核心在于速度。神田先生说：“其实感谢信上的字并非有多么漂亮，关键是如此快地收到这封信，这让我非常开心。”也就是说，单单是快速回应，就能让人感到满足。相反地，时间过得越久，就越会期待收到高质量的反馈。

>> 完美主义者习惯于严谨地完成后再进行反馈。这本身并没有什么坏处，但是更多情况下，快速应对更能让对方感到欣喜和满足。就像中谷先生那样，当场提交企划书、10分钟内完成一场会议、立即用传真发送感谢信等，或许在每一项工作上花费的时间很短，可能还有些粗糙，但“快速”就足以让人满足。举例来说，如果要在短时间内快速完成公司内部会议的会议纪要，即使纪要的措辞有些瑕疵，但在确认纪要的参会者的心中，对这份纪要的印象并不会很差。因为这样做有很多好处，比如可以在大家的记忆还比较清晰的状态下准确地确认纪要是否有误。

>> 但是，如果过了一周才提交会议纪要，就有可能会被批评，“太晚了”“不能做得更快一些吗”。即便是同样的内容，提交时间的早与晚，收获的评价也大不相同。

>>完美主义者，讨厌时间压力。时效主义者， 巧妙利用deadline所激发出的极限潜能。

>> 如果一个人在完成某项工作时给自己安排了充裕的时间，那么为了用掉所有的时间，他就会在无形中放慢节奏，使工作效率变得低下。

>> 反过来说，如果能够灵活运用“deadline效应”，激发自己的极限潜能，就能找到在限定的时间范围内完成工作的办法。

>> 有限的时间内，必然无法执行理想的过程，那么就必须重新构建最有效率的工作方式。这时，就会被迫重新审视工作方式。其结果，就能锻炼我们的思考能力。

>> 我习惯于把计划表填得满满当当。如此一来，当多项工作同时迎来deadline时，按照以往惯常的做法，肯定会错过截止期限，那么就不得不调整工作方式。

>> 就像这样，把自己逼到deadline前最后一刻，就能激发出自己的潜能，在有限的时间内以最高效率完成多项任务。

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>> 完美主义者， 见树不见林的工作方式。 时效主义者， 拥有全局观的工作方式。

>> 如果只关注眼前的事物，往往会被束缚住，陷入窘境。比如，按照接到指示的时间顺序工作，收到了一封邮件，就立马着手邮件中安排的工作，结果上司突然又让做资料，便立刻去做资料。诸如此类，没有任何计划性，只是盯着眼前的活儿，被工作牵着鼻子走，工作效率就会非常低。被工作折腾了一天之后，回过头来才发现最重要的工作竟然还没有动手，到那时只会感叹，“真是走了好多弯路啊”“做了些无用功啊”。反观时效主义者，他们会做好每一星期、每一天的工作计划，然后再专注于眼前的工作。做好每一星期、每一天的计划，意味着视线范围内不仅有眼前的一棵树，更有背后的大片森林。比如，能在面对眼前的工作任务时，拥有全局观，就会思考“这项工作必须现在就做吗”“这种优先度真的合理吗”。不仅如此，还会仔细确认紧迫性，视具体情况与对方交涉延长deadline。由此即可根据实际情况，以自我为主体，灵活调整各项工作的优先度。

>> 只有自上而下俯视，才能准确把握所有工作的重要度，察觉出其中的变化。

>> 工作内容是会因情况的改变而变化的。眼下的情况或许已经与上司指派工作任务时有所不同。所以在工作过程中必须随时关注相关事项的进展情况。客观地看待过度专注于眼前某一项工作时的自己，是非常关键的。

>> 如果你的直属上司是科长，那么就站在部长的角度宏观地审视工作。倘若能够把站位放在比自己高两级的领导的位置上，就能总览全局，帮助你思考“工作的重点是什么”“有没有风险”等。除此之外，还要时常在心中问问自己，如果我是领导，给下属安排这项工作究竟是何意图。

>> 完美主义者，活在未来，杞人忧天。时效主义者，活在当下，关注眼前。

>> 一心多用（同时进行多项工作）的工作方式，在每次改变工作内容时，就需要转化思维。如此一来，势必会分散注意力，结果手上净是些干了一半儿的工作。反观时效主义者，他们习惯于单任务工作方式，即只专注于某一项工作。

>> 一旦开始着手某项工作，即使有人打扰，或是有其他事情干扰，也会直接回复“不好意思，现在腾不出手来”，等忙完手上的事再去处理。如果是比较紧急的事情，虽然会应允下来，但还是会明确地告诉对方“下午再给您回复哦”，依旧能够优先完成手上正在进行的工作。

>> 集中注意力给每一项工作画上句号后，再去做下一项，才可以避免多余的“换挡”。如果要切换工作内容，大多数情况下要花费一定的时间才能进入状态，还会消耗一定的能量。真正进入正轨之前白白浪费大量时间，无形中影响了工作效率。提高工作效率的关键在于，一心一意把注意力集中在某一项工作上。

>> 如果正在做某一项非常重要的工作时，脑海中浮现了其他令你担忧的事，那么就先把那件事写在纸上，放在一边吧。倘若还能写下“需要做些什么”“何时着手”，那么就能放下心来，专注于眼前正在进行的工作。

>> 完美主义者，琐事也要全力以赴。 时效主义者，琐事就想办法省时省力地完成。

>> 要想避免在琐事上浪费太多时间，提高速度和改变工作方式是不可或缺的。

>> 完美主义者，总是被邮件分散注意力。 时效主义者，活用邮箱使用规则。

>> 不论是邮件、电话，还是业务上的安排，完美主义者都崇尚极致的周到和严谨。

>> 而时效主义者，却习惯于把时间用在最重要的工作上。比起在收发邮件上花费大量时间，他们更喜欢腾出时间当面与对方沟通，或是静下心来思考新的提案。

>> 被邮件牵着鼻子走的人，一般都有以下3个特征。①　不确认邮件就不安心，所以就会时不时地打开邮箱，看看有没有未读邮件。②　一通电话或是当面沟通就能解决的问题，非要来来回回发好几次邮件。③　每次写邮件都过于小心谨慎，追求有礼有节，单单发一封邮件就要耗费很长时间。出于这3个特征，花在收发邮件上的时间越来越多，占用了大量的工作时间。

>> 如果你也有经常确认邮箱的习惯，那么建议你把确认邮件的次数减少到“每小时一次”或“每天最多三次”。

>> 完美主义者。习惯于在一段完整的时间内工作。时效主义者，倾向于用零碎时间做小型事务。

>> 加班频次少、效率高的人，大多都擅长巧妙利用零碎时间。

>> 尤其是外勤比较多的工作，能否有效利用碎片化的时间，对加班时间的长短起决定性作用。

>> 完美主义者，开始得晚，习惯拖延。时效主义者，从细微处着手，立刻行动。

>> 人在遇到自己不擅长的工作或是责任重大的关键性工作时，大多都不愿动手，习惯于尽可能往后拖。原因在于，人会不自觉地回避那些让自己感受到巨大心理负担的工作。

>> 完美主义者往往追求完美的开始，所以面对自己不擅长且责任重大的工作时，更容易拖延。

>> 反观时效主义者，他们的思路是一点点累积，只要最后写完了就行，所以能够将最开始的一步化解为最小单位，然后立刻行动。

>> 拆解细化工作任务，以5分钟为单位动手。

>> 要想养成高执行力的习惯，关键在于如何减少心理负担。

>> 要想减少心理负担，采用“下切法”和“婴儿学步法”迈出第一步是极为有效的。

>> 下切法，是指将工作拆解划分为多个小任务。比如，我们尝试用下切法来完成写报告的工作。① 从过往的报告书中寻找可借鉴的实例。② 以分项列举的形式打草稿。③ 征求前辈的意见。④ 写正文。⑤ 拜托文员同事帮忙检查有无错字、漏字。⑥ 最终确认。就像这样把工作拆解为多项小任务，就能摆脱写报告这项看似庞大的工作任务所带来的压力，从而轻松地迈出第一步。

>> 另一个方法是“婴儿学步法”。顾名思义，是降低工作难度，把从细微处开始行动比喻为“像婴儿学步一样一小步一小步地往前走”。比如，尝试着在5分钟内完成“从过往的报告书中寻找可借鉴的实例”。

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>> 完美主义者，不轻易妥协。 时效主义者，策略性妥协，追求最佳成果。

>> 时效主义者为了在有限的时间内，最大限度地满足对方的诉求，才会有效利用时间、人力和身边的资源，才能策略性地舍弃一些东西，降低工作难度，灵活地调整起初的计划。

>> 完美主义者，试图全面覆盖。时效主义者，专注于与成果直接相关的核心部分。

>> 鱼和熊掌不可兼得，无论是人生还是职场，一旦想要把自己想做的事、应该做的事全部做好或者全部做完，最终只会两手皆空，很难在有限的时间内收获成果。

>> 完美主义者，重视过程。时效主义者，重视目的。

>> 完美主义者，大多都崇尚完美的过程，所以时不时回头看看是否符合原本的目的是非常关键的。一旦追求完美的过程，就容易将按部就班视为最终目的。除此之外，专注于过程，就会变得目光短浅，最终像我一样迷失了事物的本质。

>> 时效主义者拥有以目的为中心的思维习惯，所以能够从目的出发，把注意力集中在达成目的所需要的工作上。关于目的，能够准确地用语言表达清楚是很关键的。因此，建议大家养成多向自己提问的习惯，比如“此次客户最核心的诉求是什么”“对方收到什么样的资料才会觉得开心”等。

>> 完美主义者，立足于自己的坚持。时效主义者，立足于对方的诉求。

>> 没有立足于对方诉求的工作，无论花费多长的时间，都与重点相背离，不会有成果。只有那些准确把握住对方诉求的人才能高效率地做出成绩。

>> 完美主义者，沿袭前人之法。时效主义者，在创新上下功夫。

>> 完美主义者，试图克服弱点。时效主义者，擅长发挥优势。

>> 完美主义者会不自觉地把目光集中在负面部分，所以会非常介意自己的劣势。

>> 完美主义者，墨守成规。时效主义者，勇于尝试新方法。

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>> 完美主义者，遇事三思而后行。时效主义者，做事雷厉风行。

>> 完美主义者不擅长挑战

>> 完美主义者，追求一次就达到完美状态。时效主义者，习惯先做草案。

>> 在做草案的过程中，必不可少的是明确区分细节和框架，并有果断省去细节的勇气。

>> 这种在不断完善草案的过程中往前推进的思维方式，叫作“试制品思维”。

>> 完美主义者，一招定胜负的思维模式。时效主义者，从概率论的角度思考问题。

>> 胜间和代在其著作《什么是“成为名人”》中是这样定义“猜拳法则”的。任何一种挑战都是概率问题。也就是说，即便是胜率低的游戏，只要反复进行无数次，总有一天战败率会有所下降，然后迎来胜利。只不过，在迎来胜利之前，大多数人只能坚持50次或100次。但是，如果挑战失败也没有什么好失去的，那么就会持续参与游戏。只要坚持下去，总有一天会取得胜利。我曾有过多次采访著名的艺术家和企业家的机会，但是，这些名人之间真正的共通之处正是这种“猜拳、猜拳、再猜拳”的精神。当初，在准备出版这本书的时候，我曾给33家出版社投递了企划书。结果，只有其中11家出版社的编辑回复了我，最后我还是选择了第一家与我见面的出版社。曾经做过销售员的我，一直坚信从来没有一种方法能够100%保证成功，所以我选择从概率论的角度来思考，不断重复“猜拳”。

>> 完美主义者习惯于思考如何才能在某一种方式下尽可能地规避失败。却会因为对失败的恐惧，遗忘了“千方百计”的重要性。时效主义者从不在某一件事上追求100%的完美，他们的思维模式是在接受失败的同时，会反复尝试各种方法，整体上顺利推进即可。

>> 所谓的试错，同样也是一个概率问题。

>> 完美主义者，内心脆弱，容易受挫。时效主义者，慢慢提升精确度。

>> 跨越“失望期”。人们常常将努力与成果直接联系在一起，只有当你坚持不懈地去努力、不放弃，才会迎来收获的季节（翻盘点），在那之前都是“失望期”。当你尝试挑战新事物时，只有在一次又一次的试错中，才能慢慢摸清其中的原理，让工作顺利进行。所以，从某种程度上来说，工作上的进步与成果取决于你能否坚持度过漫长的“失望期”。

>> 面对每一天的工作成果，完美主义者的评价总是“完成了”或“没完成”，没有任何的灰色地带，如此一来，时常会为“没完成”而陷入持续的自我否定，结果往往不堪重负，半途而废。

>> 尤其是要大幅改变自己的理念、技能，或是要改变工作方式的时候，在成果显现之前往往需要一段很长的黑暗期。即便眼下进展并不是很顺利，但只要继续坚持，不断学习，肯定会慢慢进步，有所前进。试着想象一下，坚持1个月、3个月、半年、1年、3年、5年后会怎样呢？正所谓，不积跬步，无以至千里。再小的一步，只要不断坚持，积累的效果总会显现，收获也会越来越多。让我们以长远的眼光看待事物，一小步一小步地坚持下去。

>> 周围那些取得成功的人，哪怕只是一毫米的进步，也会为之欣喜，会沉下心来直面收获前的“失望期”，一门心思努力向前走。

>> 完美主义者，为自己无法掌控的事苦恼。时效主义者，专注于可控的事情。

>> 时效主义者，可以将注意力集中在自己能做的事情上，不会去思考那些自己无法把控的事情。不在分析原因上耗费过多的时间，思考自己力所能及的事。

>> 完美主义者会因为难以预料的事态、别人如何行动等不确定因素而焦虑不安。但是，别人和外部环境是自己无法掌控的，更是无法改变的。话虽如此，也无法置之不理。关键在于，“做自己力所能及的事情”。

>> 完美主义者，为全面应对所有风险做准备。时效主义者，只为较大风险做好万全准备。

>> 比如，写资料时太过纠结于对错字、漏字的确认，极有可能会无法察觉遗漏了关键信息。

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>> 完美主义者，缺乏充足的时间。 时效主义者，创造充裕的时间。

>> 事实上，完美主义者的确总是被时间追赶着，时常处于手忙脚乱的状态。因为在他们看来，要想做到游刃有余，必须在那之前做完自己该做的事情。或许，说他们是被时间驱赶着的人可能更准确一些吧。

>> 而时效主义者却能够像小A那样创造出充裕的时间，这同时也是精神上的从容。我所见过的优秀的商务人士，大多也都擅长在忙碌的日常中创造出充裕的时间。时间上的充裕，会转化为精神上的从容，从而实现临危不乱，面对任何情况都能冷静地做出判断。

>> 即使每一天都很忙碌，也请一定要创造出充裕的时间，哪怕是“看看搞笑综艺”“舒舒服服地泡个澡，读读喜欢的小说”也可以，这些惬意的时间会成为客观地回顾自己以及自己身处环境的重要契机。

>>时效主义者 ①　创造时间上的从容。②　创造精神上的富足。

>> 完美主义者，不轻易原谅自己。时效主义者，懂得自我肯定。

>> 总是追求完美的人，哪怕被上司指出一点小问题，都会以为自己是被全盘否定了，然后给自己贴上“失败者”的标签，从而陷入深深的自我厌恶。

>> 而时效主义者并不会过度自责，“这个问题我可就无能为力了……”“这种情况也是情有可原的……”“做法上有问题啊，下次换个方法试试吧”。这绝不是放任自己，而是在适当的范围内反省和改进。

>> 完美主义者，盲目包揽所有责任，并为之沮丧。时效主义者，深知任何事都不需要自己负全责。

>>时效主义者 ①　细分责任范围，绝不独自承担所有责任。②　有时间感伤，倒不如思考自己能做些什么。

>> 完美主义者，用义务感驱使自己行动。时效主义者，用兴奋感驱使自己行动。

>> 崇尚最佳过程的完美主义者，一旦下定决心，就会将行动内容变成一种“义务”，无法灵活地调整、改变，最终被自己的决定所束缚，只能在义务感的驱使下行动。

>> 而时效主义者却能将“愉快”的心情灵活地转化为积极性，由此来推进工作。这样一来，既不用承担过大的压力，还能高度集中注意力，有效提高工作效率。

>> 要想享受过程，就得先把不安放在一边，专注于眼前的工作。如果用计时器限定时间，就会遗忘掉其他多余的事情，埋头于当下的工作。

>>时效主义者 ①　每一天都安排些有趣的工作。②　定好计时器，帮助自己从压力中释放出来。

>> 完美主义者，评判标准只有满分或零分。时效主义者，柔性思维，接受灰色区域的存在。

>> 完美主义者认为，如果不能做到完美，就没有任何意义。这种认识有时会转化为一种正向的积极性，但同时也会给自己太多压力，太过逼迫自己。

>> 非黑即白认知的缺点还在于，因为不会认可取得小成果、获得小进步的自己，所以最终会陷入自我厌恶，丧失挑战精神。在长期工作的过程中，能够找到自己的小进步，积极地认可自己，是非常重要的。

>> 完美主义者，为了不时之需而囤积物品。时效主义者，多余的东西就主动“断舍离”。

>> “断舍离”，是指把那些不需要的东西统统断绝、舍弃，并切断对它们的眷恋。工作能力强的人，大多都是“断舍离”的达人。

>> 首先，要想做到“断舍离”，选取必需物品的判断力是极为关键的。其次，如果没有舍弃的勇气和习惯，就会将工作的细枝末节全部揽在怀中，一点点掠夺着精神和空间上的从容。

>> 为了拥有舍弃的强制力，选择一天作为每周的“舍弃日”吧。赶紧确定每周一次的“舍弃日”。

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>> 完美主义者，苛责他人的失败。时效主义者，对他人的失败宽容以待。

>>时效主义者 ①　区分哪些错误应该指责、哪些错误可以容忍。②　不拿对自己的高要求去衡量别人。

>> 完美主义者，八面玲珑，试图讨好所有人。时效主义者，从一部分人那里获得绝对的支持。

>> 完美主义者，尤其是“害怕被否定”的人，往往会追求在人际关系中受到所有人的欢迎和喜爱，一旦被批评或是被嫌弃，就会失落难过。而时效主义者，则能够在某种程度上接受被嫌弃、被否定。

>> 完美主义者，希望能从所有人那里获得赞成票。时效主义者，彻底做好与核心人物的沟通工作。

>> 完美主义者，凭一己之力不断拼搏。时效主义者，巧妙借用他人的力量。

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