【有的段落格式刷不动】居然有这样的雷声！OFFICE office office常见误区

【PConline技术】又过了一年，大家是不是都要自信满满地为自己的人生设定目标！今天，主编列举了日常常见的对OFFICE办公软件操作的几个误解。在新的一年里，我们的工作效率也要提高！

新年！我们也加快工作效率吧。

误解1。“形式刷”刷尖

经常看到一些网友用形式刷刷刷到最后，因为小文章，偶尔用一两次也无妨。但是，对于十几页，甚至几十页的大文档来说，通过格式清除“刷格式”是不对的！

大文档不适合“形式刷”。

正确的方法是利用Word的风格修改功能。在创作过程中，打开“样式”面板，然后为不同的段落指定不同的样式。如果以后发现段落格式有问题，只需右键单击该样式“修改”。转眼间，新格式将自动应用于文档中应用了该样式的所有段落。

通过样式批量修改文档格式

误解2。通过回车更改页面

编辑长文档时经常会出现页面断开的问题，有些人经常看到用一堆回车分隔两页。但是，如果以后需要修改文档的格式，手动断开的“页面”将重新连接，从而严重影响文档的处理效率。

通过“回车符”手动断开的页面通常会因为格式调整而重新“合并”

正确的方法是在上一页结束后单击“插入”“分页符”以分隔两组页面。以这种方式处理的文档无论前后格式如何变化，都不再“粘合”。

插入分页符可以很容易地解决此问题

误解3。设置通过空格的首行缩进

一些网民为了节约图片，经常使用两个空格而不是首行缩进。事实上，这种方法并不快，第二，对后期编制也会造成很多麻烦。

正确的方法是选择整个文档，单击“开始”“段落”右下角的小箭头，然后在“缩进”选项卡中选择“首行缩进”。确认后，所有段落的第一行将均匀缩进。

同时，该方法的另一个优点是，用户以后可以随时通过标尺调整缩进值，既高效又方便。

正确的方法是通过段落对话框统一设置首行缩进

误解4。手动输入页码

这也是一个普遍的问题，一些网民为了方便，通过文本框手动添加文档页码。一方面文本框方法效率低下，另一方面文章部分删除后需要重新计算页码，非常麻烦。

正确的方法是在创建文档后，通过“插入”“页码”将页码添加到文档中。对于这样处理的文档，页码会根据句子字数自动更改，外观比手动制作更灵活。

通过插入功能添加的页码

误解5。手工目录

很多人都知道word内置了目录功能，但有些人不理解为什么自己点击目录后(“参考”“目录”)总是不能拿出需要的内容。事实上，原因很简单。也就是说，目录是根据大纲创建的。如果文件事先没有设定相应的段落等级，自然就无法得出想要的目录。

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这项功能可以快速制作出漂亮、专业的目录来

还记得刚才咱们说过的段落样式么？其实这里的样式便内嵌了段落等级。通过将不同段落设置为不同样式，我们便已经为文档建立了合适的大纲。此时，如果点击“引用”→“目录”，即可自动生成想要的目录。

误区6. 多单元格输入相同数据

Excel中常会遇到多单元格输入相同数据的情况，通常大家都会使用自动填充功能，但对于那些不连续的单元格，自动填充就爱莫能助了，只能一个挨一个地手工录入。

其实Excel是有非连续单元格快速输入法的，方法是按住Ctrl键将所有要输入的单元格选中（连续、非连续均可），然后在其中一个单元格内输入内容，击打Ctrl+Enter。好了，是不是现在所有的选中单元格都填入了你想要内容！

非连续单元格快速输入相同数据

误区7. 手工删除文档空行

有些从网上下载的文章，会包含很多空行，通常网友们的做法是手工一个个删除，不过这种方法效率低且特别容易出错。

网上下载的文档通常都是这种样子

正确的做法是点击“编辑”→“替换”，然后分别在“查找内容”与“替换为”框中输入“^P^P”及“^p”，最后点击“全部替换”。转眼间，多余的空行就这样被删除了。

通过“特殊格式”按钮设置需要查找与替换的内容

同理Excel也可以实现类似的操作，只不过调用的命令改成了“定位条件”→“空值”，最后将筛选出来的空行手工删除即可。

类似的方法也可处理Excel中的多余空行

写在最后

其实类似的情况，在日常工作中随处可见。正确使用办公软件里的一些功能，不仅能够让日常操作更便捷，同时也会极大地提升工作效率。小伙伴们，赶快试一试吧。