【公文段落页边距】机关公文格式设置规范方法

此方法基于《党政机关公文格式国家标准》 (GB/T9704-2012)。具体内容如下：

一、办公软件要求

Microsoft OFFICE—适用于WORD文字处理软件。

二、页面设置

1.选择“文件”“——”“页面设置”。选择边距选项卡。上：37毫米，下：35毫米，左：28毫米，右：26毫米。

2.选择“纸张大小”设置为“A4”的“纸张”选项卡。

3.选择“布局”附表，将“页眉和页脚”设置为“奇偶校验页不同”，在此选项之前设置“”，“页脚”设置为“2 . 5厘米”。

4.选择“附加文档网格”、“字体设置”、“中文字体”作为“仿歌”。将“大小”设置为“3号”，然后单击“确定”按钮。

5.转到“文档网格”附件，选择“指定行网格和文字网格”，并将“每行”设置为“28”。“每页”设置为“22”行。然后单击“确定”按钮，将版本心设置为以3号仿宋体为基准、每页22行、每行28个汉字为基准的国家标准。

3，插入页码

1.选择插入——页码。位置设置在页面底部(页脚)，对齐设置在外部。

2.然后单击“格式”按钮。数字格式设置为-1-、-2-、-3-显示格式，单击“确定”按钮，然后再次单击“确定”按钮完成页码设置。

3.双击页码，选择页码(包括左右两条短线)，然后将页码大小设置为“4次”。字体是宋体的阿拉伯数字。奇数页的页码设置为右侧空白汉字，偶数页的页码设置为左侧空白汉字。

四、文字制作

1.平行文或下行文编号：文号—— 3号仿宋，中间标记，编排在发文机关标志下的空白两行位置。

2。上行文号：文号—— 3号仿宋字体，左斌一字距离；发行人——号仿宋字体；发行人姓名—— 3号楷书，Ubin一个字的街道编制在发文机关标志下的空白两行位置。

注意：符号必须使用六角符号。插入六边形符号的方法：选择“插入”“——符号”“附着——符号”，找到六边形符号，将光标放置在要插入的位置，然后单击“插入”

即可。

五、公文正文排版

制作公文正文内容：正文内容根据实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

1.标 题——2号小标宋字体，居中显示，编排于红色分隔线下空二行位置。

2.主送机关——3号仿宋字体，居左顶格，冒号使用全角方式，编排于标题下空一行位置。

3.正 文——3号仿宋字体。

4．文种结构层次——依次用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标注。一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。

5.附件——是正文内容的组成部分。3号仿宋字体，在正文下空一行，左空2字编排，“附件”二字后标全角冒号和附件名称，附件名称后不标注标点符号。

6.发文机关署名——3号仿宋字体，距最后一行正文内容3个空行放置，以成文日期为准居中编排。

7.成文日期——3号仿宋字体，发文机关下方右空4个字格编排。

8.印章——加盖端正，以成文日期中心为准，印章下端压成文日期。

注：公文正文排版内容请参照“信函格式文件示意图”理解。

六、版记制作

1.选择“表格”——“插入”——“表格”，设置“列数”为1，“行数”为2。

2.选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”。

3.然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，竖线取消；同时，设置第一行和最后一行下线的宽度为1½磅，中间一行下线宽度为½磅，点击“确定”。

4.进入“表格属性”——“列”附签，设置指定宽度为15.6厘米，点击确定。

5.在制作成功的表格第一行，输入主送单位、抄送单位，用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；表格第二行，输入印发机关、印发日期，用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加“印发”二字。

注： 因现行的规范是要求公文双面打印的，因此公文的最后一页必定是偶数页，也就是如果公文在奇数页完结，则要版记排在背面的偶数页，否则背面偶数页空白，不是一个整体。

七、打印设置

机关公文打印采用双面印刷，左侧装订，现有大部分打印设备只具备单面打印功能，请按以下步骤设置文本打印。

1.选择“文件”——“打印”——“打印（R）”，设置奇数页，点击“确定”。

2.将打印完毕的奇数页文件，空白背面按顺序叠放，放置打印设备送纸盒。

3. 选择“文件”——“打印”——“打印（R）”，设置偶数页，点击“确定”。

上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件，也是“套打”输出红头文件首页的基础。为便于理解，后附公文格式图解说明，请参照学习。

附：机关正式公文格式图解