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本次分享有两个篇章:一是思想篇,阐述PPT制作基本认知与提示避免要走的弯路;二是技巧篇,PPT制作全过程的方法与技巧讲解;

第一篇:思想篇

1、使用目的

我们都非常清楚PPT是微软公司所设计的演示文稿软件,主要供用户在投影仪或计算机上进行演示,广泛应用于演讲、会议、展示、商务办公等多种场合,其软件的开发初衷是通过PPT演示让我们与人沟通的更加生动与有效,因此PPT基本定位就是沟通的辅助工具。

我们需要清楚认识PPT能为我们做什么,简单的来说就是帮助我们沟通打腹稿与提示, 如奥巴马总统的精彩演讲都配有PPT支撑(据新闻报道,一次PPT出了问题,他的演讲大不如从前,逻辑不强,漏洞很多),从这个例子可以看出PPT的重要性,但我们也不能过于夸大PPT的功能,PPT也只是我们沟通的辅助工具,演讲过程中,PPT是提示、演示的工具,不能代替演生动、煽情的演讲者本身这个焦点,不能喧宾夺主。因此,清晰的定位PPT为沟通的辅助工具是我们使用与制作PPT的根基。

2、观看对象

PPT拿来做什么用途,给谁看,直接决定着你这个PPT如何制作,因此,搞清楚PPT观看对象是制作PPT的最重要的一步,根据经验判断你要展示PPT的观看对象基本需求是什么, 通过我这次展示要达到什么目的。不同的观看对象直接决定着PPT制作类型与风格,例如面对万人演讲,PPT必须是简洁、生动、醒目(字必须要少,而且字体必须要大)占据其内容大多是有震撼力的图片;科研汇报或咨询成果展示,PPT大多内容详实(文字不会少)、模型与图表内容较多。在我们制作PPT实践中,会不断去总结与判断针对不同观看对象的PPT该是什么样子的。

3、制作原则

大道至简,结合多年的实践与前人的经验,认为PPT制作应该遵循如下几个原则:

(1)换位思考原则

上面提到我们使用PPT的目的及针对不同观看对象,我们始终是把要沟通的对象放在第一位的,我们在制作PPT过程中和制作完成后,我们要始终要想,观看的人能一下明白、简 洁、直观吗?以对方的角度去看问题和做事情,更容易得到对方赞同与理解,因此我们在制作PPT的过程中,要始终把观看对象放在第一位,做到换位思考原则。例如我们是听众和观看者,看到有一百多页PPT和密密麻麻的小字,我们是什么感觉,我想大家第一感觉就是催眠曲来了,通过从听众与观看者的角度出发,我们要严格控制PPT篇幅与内容,业内也有很 多人提出“10/20/30法则”,即演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字 体不小于30点。

(2)简单易懂原则

我们制作PPT大多是为演讲辅助之用(除有些特殊做研究参考之用),内容简单易懂是 其基本原则,要做到观看者看到其PPT演示页,无需思考就能看明白,而且能记住。因此在制作过程中,需要把握几个方面,如每页标题需要简洁醒目,只能有一个重点,相关论据观点不易超过4个,并且每个观点需要高度概括。据我们人类对文字、图表理解与接收快慢与难度,我们制作PPT要坚持“能用图,不用表,能用表,不用字”的一个原则。

(3)逻辑清晰原则

制作PPT和我们讲话一样要讲逻辑,清晰的逻辑能让别人更能听清楚与记住我们所说的内容。PPT的灵魂-逻辑大到整篇演示稿怎么来进行阐述,先说什么,后说什么,最后总结什么等等,小到每一页PPT要讲什么,这个主旨需要哪些论点支撑等等。好的有清晰的逻辑演示稿能让观看者顺着我们思维逻辑走下去,更易融入其中,较容易达到我们演讲沟通的目的。

4、修炼阶段

学习PPT制作没有捷径可走,需要我们大量的学习与实践,方能制作出满意的成果来。我们修炼制作PPT犹如学习一门武功一样,都要经历基本功、招数练习和融会贯通三个阶段。

(1)基本功阶段:首先必须要掌握PPT软件主要功能技巧学习,如PPT模板设计,插入图片编辑等基本技能,其次要掌握与PPT制作相关辅助软件的学习,如PPT辅助画图软件 Think cell,图片处理器Photo shop等。最后需要掌握结构化表达的一些基本技能,如学会 选择模板或画出模板来表达观点等。

(2)招数练习阶段:这个阶段重要的是掌握针对不同的观看者、不同的场合,我们如 何完整清晰的表达我们的观点,做到很好辅助我们沟通的目的。这个阶段学习是最长的,也 只有通过我们勤加苦练和多做才能悟出其中的道道来,如整个文稿的逻辑怎么安排,大的目录怎么做,每个大目录下分几个小部分阐述、颜色如何搭配、图表如何运用,字体大小讲究等等每个招数学习都不是一蹴而就的,需要在多做的过程中去反复自我审视和他人的建议去改进,招商练习阶段可以先从一页PPT制作开始,从一页PPT基本布局、字体设置、颜色搭配等着手,逐步完善,找出感觉,也可以借鉴模板优秀前人所做PPT,模仿着去做,这样效率较高。

(3)融会贯通阶段:结合软件的基本技能及制作相关招数的掌握,我们能形成一套自 我的PPT制作套路,也就如我们说的武功大功告成,这个融会贯通阶段,在制作过程中,并没有多少招数与技巧指挥你怎么出招,而是形成意识性制作习惯,也就是我们常说的“无招胜有招”,达到这个阶段我们制作PPT效率和展示效果都达到一定水平,虽然达到这个阶段, 但并不是说不用在学习与进步,在制作的过程中也回过头来检视自己,否定自我,再行进步, 把武功修炼到更高层次。

5、常犯误区

(1)上来就往PPT上写,不注重前期策划:我们都说过逻辑思考是PPT的关键,好的PPT一定经过精心策划出来的,所以,在制作前我们需要相关素材及内容筹划好,结构安排心中大致有个方向,才可以动笔开始制作,这样的成效最高,这也是很多新手最容易犯的误区。

(2)文字太多:整篇PPT文稿基本都是文字,基本的做法就是把WORD文稿上的直接复制上去了,全是文字的PPT视觉效果还不如WORD展示好,目前以文字为主的PPT制作基本以高校学术及新手制作为多,很多人会说,写的文字太少,别人不明白或我讲的时候没有依据,不太好讲,这正是犯了PPT制作的大忌,PPT制作是辅助沟通的工具,而不是让你拿来做演讲用来念的稿子,我们需要针对每页PPT所展示的观点,形成自己的语言,而非对着PPT上的文字去念,因此,要想制作一篇好的PPT应该以图表为主,文字需要高度概括及精炼才行。

(3)颜色搭配我行我素:颜色搭配犹如我们人所穿的衣服,是衬托整个PPT视觉效果 的关键,有些初学者自认为自己喜欢什么颜色,就把PPT文字或图表搞成自己喜欢的颜色,有些直接把PPT做成大红或大绿的颜色(我最初也犯过这样的错误),前面原则中提到过, 要有换位思考的原则,我们做的PPT是给别人看或欣赏的,我们的颜色搭配必须适合大部分的人的视觉偏好的,从人的视觉程度上来看,有些颜色是不适合放在一起的,如深红与深绿搭配,让人的感觉很突兀,刺眼,感觉不舒服。

(4)太过注重技巧与特效:初学者都有一种好奇,把自己的做PPT搞成动画、音效俱 全的,这样才能显示出专业性,其实不然,很多情况下,PPT的动画和音效在较多商务场合下应用是不恰当的,因为动画与音效是具有较大吸引力的,把听众更多注意力转移到看动画与听声音上了,而无法专注于你所讲内容上,因此,现在很多商业PPT制作基本都不做动画与音效,简洁大方的PPT配合生动的演讲能够达到沟通更好的效果。

第二篇:技巧篇

上面的思想篇更多讲述了PPT使用的目的、观看对象、制作原则、修炼阶段及常犯误区 等,更多的是从“道”上去阐述PPT制作的方方面面,此篇重点从“术”上去揭示PPT制作的相关技巧与方法,让我们真正掌握拿来一个PPT制作任务时,我们该如何下手,从哪里下手, 以及掌握哪些在做的过程中快捷有效技巧与方法等。

1、制作步骤与过程

我们都非常清楚制造业非常讲究工艺流程的把控,因为相关步骤与流程是提高工效的关键,因此PPT制作也要讲究制作步骤与过程的把控,虽然我们每个人的习惯不同,制作PPT的步骤与过程也会因人而异,但是在多位前人的经验的总结下,还是有些制作步骤值得借鉴和参考。坚持一段时间做一件事和专业分工规律,我把PPT制作步骤与过程分成如下5个。

(1)前期准备:形成良好的前期准备的习惯,对于提高制作PPT制作成效显得尤为重 要,前期准备一般包括:几个相对固定的母板(根据不同的PPT风格要求选择不同的母板,不需要太多,3个左右即可,形成有自己特色风格,设定好的模板对logo显示、文字大小,颜色搭配,正文内容格式都有固定风格于与模式,所以在后面内容及图表编辑过程中就不提文字大小、颜色搭配等,这是前期模式化固定好的)、图表资源库(能够做到分类,要熟悉,根据不同内容能够快速调用)、其他素材资源及工具(包括PPT软件及辅助工具的准备,其他常用的图标资源等),这个前期的准备是一个基础性的工作,对以后我们制作每一个PPT都有很多帮助,务请初学者尽快建立起自己的范式与资源素材库。

(2)逻辑构思:想好我们我这篇PPT需要展示的主旨是什么,有哪些部分构成,相关的观点与结论都要有个基本的设想,采用的结构逻辑是什么,如我们写作文,如议论文格式, 采用总分、分总、总分总等模式,整篇PPT中是否在完成一个部分需要一个总结篇,整篇完成后,来个总结篇,总结篇放在文稿最前面还是最后面?总之,逻辑结构是整个PPT的大致骨架与灵魂。

(3)填充内容:在定好整个PPT逻辑构思后,PPT的大致骨架与灵魂基本显现出来, 我们需要根据这些骨架上去填充血肉,也就是我们所说的内容部分,填充内容从细分如下3个步骤,第一步是资料搜集、阅读与整理归纳,好的素材与数据对于PPT支撑显得尤其重要, 因此资料素材的质量与归纳总结的好坏对整个PPT质量起着关键作用。第二步,根据整理归纳的资料及文字粗略放在整个PPT篇章上,按照前面的逻辑构思上去放,这个时候无需对文字内容进行太多的编辑与提炼、删减等,重要的是先把内容放上去,血肉大致轮廓要出来。

第三步,也是较为重要的一步,对每个部分及每篇PPT的文字进行编辑、删减、提炼、及相关表达方式的修改(如避免使用过多的专业术语,能够相对有些口语化的词句,做到简单易懂),这个步骤可能需要花费的时间较多。填充内容过程中,我们也要注意整篇PPT长度与内容多少,是否合适,根据我们换位思考原则,进行再调整。

(4)图表编辑:经过上面内容的填充,整个PPT的框架及内容都有了,剩下的就是把这些内容进行结构化与图表化,让观看者更容易理解。首先想着怎么把这篇PPT结构化掉,如让观看者一眼就懂,无需思考,首先要做到每篇PPT标题简练醒目,其次看看PPT内容哪些可以做成图,哪些可以做成表,如有些内容带有数字、流程、因果、冲突、趋势、时间、并列、顺序等都可以我们准备好的素材模板进行结构化处理,有些可以用表格来表达,实在不行最后文字来说明,前面也提到过要坚持“能用图、不用表;能用表,不用字”的基本原则。有些只能用文字来表达的时候,我们配上和文字内容相关的图片,也能使我们的表达更加形象和直观。图表的编辑需要我们不断的去搜索与积累相关素材,理解这些内容该如何有效结构化处理,以及一些配图如何美化处理,因此图表编辑也是体现PPT制作的基本功,可以参考一些别人优秀的PPT文稿,借鉴吸收其结构化思想,不断积累与持续创新学习。

(5)检查修改:经过以上步骤的操作,整个PPT文稿基本成形,但离成稿还有关键的 一步就是通篇阅读、检查、修改。整篇PPT文稿制作完后,至少需要在放映模式下通读三遍,在通读过程中去思考有哪些地方表达不恰当、标题提炼不准确、总结不完善、内容结构化处理不好,以及是否有错别字等等,如果有可能的话,可以把自己修改完成后PPT文稿让旁人阅读一下,提出对这篇PPT的建议进行适当修改。

经过以上五个步骤就完成一个PPT文稿的制作全过程,根据我多年实践,这五个步骤按照用时来看,占到最多是填充内容,约占到50%,其次是图表编辑30%,再次是逻辑构思,约占10%,最后是检查修改,约占10%。(注,前期准备如果有先期积累,无需花费时间)。

上面五个基本步骤,看起来并不难,但是真正掌握,实际运用起来还是需要一个过程的。

2、技巧归纳

(1)母版设定:通过母版设定可以提高整个PPT编辑效率及整体风格的统一。母版主 要有母版标题、页面高度与宽度、母版文本、母版色调、母版底色图片、母版项目符号、母版LOGO等设置内容,固化几种母版模式,以备后用,根据不同的题材与风格选用不同的母版。可以收藏与借鉴高手的母版。

(2)逻辑构思:一个好的PPT不应该是其美感、动画等,而应该是逻辑构思严谨。一 般我们制作PPT坚持金字塔思维模式(与管理咨询思维模式差不多),即中心论点加分论点及论据等。需要做好分类逻辑,一般都是从结论说起,因此对我们的提炼总结能要求较高。这种思维模式的可以通过在不同行业及应用场合进行训练,也可以参考《麦肯锡思维》这本书籍内容,训练自己的结构化思考、逻辑思维能力。

(3)文字排版:文字排版主要分为标题(一级及二级)、正文文本大小及颜色设置等。 每篇一级标题应该反映本篇的主题,二级多为论据,不易把标题级别搞的过多,这样增加观看者负担,一级标题多设置为36号左右,字体为黑体或雅黑,颜色根据色彩搭配原则设定。 二级标题设置为30号左右,字体为黑体或雅黑,颜色根据色彩搭配原则设定。正文内容设置为20号左右,字体为宋体或楷体,颜色多设置为黑色。正文内容的排版要突出重点,一般要求一段文字不要换行(精炼提炼,换行增加负担),尽量省略标点符号,一句话说完就行。文字内容最好别超过6行,太多无法聚焦,尽量少用斜体或艺术字等。最后要做到文字排版的字体、大小、字型、符号、颜色、关键词六个一致性。

(4)色彩搭配:PPT色彩搭配存在主色和辅助色之分,其中PPT主色为视觉冲击中心 点,PPT辅助色起到平衡主色的冲击效果和减轻其对观看者产生视觉疲劳,有一定的视觉分散效果,一般情况下,PPT色彩搭配应该有主色和辅助色。同时色彩还分暖色系与冷色系, 暖色系和冷色系以红和蓝为代表。目前PPT色彩搭配主要分为三种,第一种是同一色调搭配, 如橙白、蓝白、红白、绿白等搭配、第二种是类似色调搭配,如橙黄、橙绿等搭配;第三种是对比色调搭配,如橙蓝、橙紫等搭配。主色在配色完成后,可以搭配些辅助色(黑、灰、 白)可以起到很好的过渡作用。在PPT制作颜色搭配要把握不应超过3种颜色,如果过多, 感觉花花绿绿的,不太专业。

(5)图形处理:如果要使用有冲击力的照片,最好设置为全屏模式,在一般情况下, 要做到图片大小一致,底色基本相同,可以统一加上边框,可以使用PPT软件的自带的图片编辑器,可以设置成你所需要的不同形状。如果要使用外部图片,可以用QQ快速截屏键 (CRTL+ALT+A),如果要使得自己的图片具有一定的创意或较好效果可以使用外部辅助工具,如PS等。平时可以根据不同题材积累一些唯美的图片,经过统一处理,以便以后常用,也可以在制作过程中,搜索百度图片里面检索相关主题图片。

(6)操作技巧:这里列举一些常用的操作技巧和快捷键。

1)复制与粘贴:这主要分为有个格式复制粘贴和无格式复制粘贴,在PPT2007以上版 本上可以,通过粘贴的不同方式来选择是否带格式,首先复制,粘贴的时候不要用快捷键, 而是用鼠标右键,会出来几种选择,选择保留原格式就是带格式分复制,选择第一种不带格式,同时可以复制成为图片格式等。还可以同这种方式直接与粘贴整页PPT(保留格式或不保留格式)。

2)快速对齐:快速对齐的使用,有很多图片、或文本不要用自己的视觉来对齐,可以

使用排列-对齐方式

3)格式刷:可以用格式刷达到同样的格式(或者使用快捷键F4)

4)放映时黑白屏:放映模式,按B黑屏,按W白屏

5)增加撤销次数:在PPT选项中-高级-编辑选项,把次数20改为150次

6)快速定位PPT:数字+回车(回到数字所在页面);同时按下鼠标左右键并停留2秒 钟以上(回到PPT封面)

7)插入形状:在插入形状过程中,如果拉升图形大小,而不使图形变形,可以按照shift 键再进行拉大缩小,其形状不会变

还有其他很多操作技巧与快捷键,自己可以搜索相关进行学习,主要在于孰能生巧,提 高制作效率。

3、PPT演讲技巧

PPT是演讲的辅助工具,PPT演讲技巧才是 关键,在此针对PPT演讲十大准备和十八大技巧与大家分享。

(1)PPT演讲十大准备技巧

1)从结果开始:打开PPT前,请坐下来认真想一想你演讲的真正目的是什么?

2)尽量了解你的听众:搞清楚你的听众是谁,你研究的目的是什么,他们对你的期望

是什么?

3)内容为王:内容永远是第一位的,大于形式,必须以听众为出发点

4)保持简单:使演讲内容简单易懂

5)草拟内容:关掉电脑,在白板或纸上描绘想法,进入模拟规划

6)结构完成清晰:要在勾画、组织、视觉化、现场展示方面体现出清晰结构

7)删除多余:有些内容是否多余,不重要的删除

8)电梯测试:30秒-到几分钟能否完成一个阐述

9)故事如何讲:你是否具备讲故事能力

10)增强信心:材料准备充分、演讲逻辑严谨、演讲流程清晰、预期问题排练有助于

增强信心

(2)PPT演讲十八大技巧

1)10-20-30原则:这是GuyKawasak(i湾区著名的风险投资家,同时也是位充满激情、 睿智和幽默的演讲家)提出的一个幻灯片制作和演讲原则,即一个Powerpoint不能超过10 张幻灯片,演讲总长不能超过20分钟,而且幻灯片的字体要大于30号。他说,不管你的想 法是否能够颠覆世界,你必须要在有限的时间里,用较少的幻灯片和精炼的语言将其精华传达给听众。

2)有趣的演讲:演讲要讲求寓教于乐。我不是指做演讲时要像猴子一样又蹦又跳,但 是同文章或杂志相比,人们期望在演讲中感受到你的激情,而不是枯燥无味的背诵。

3)放慢速度:紧张或没经验的演讲者更容易在演讲时像打机关枪一样说个不停。试着 放慢你的语速,并且通过增加一些停顿来达到强调的效果。

4)眼神交流:与所有听众进行眼神交流。销售人员都知道,你不能把所有的注意力都 盯在做决定的人身上,因为秘书和助理也在一定程度上影响老板做决定(注:总是将注意集中在一人,会让对方感到不舒服)。

5)用15个词做总结:你能把你的想法用15个词总结出来吗?如果不能,那就再总结。 演讲对信息的传递并非理想中的那么强有力,所以在演讲中不断重复这15个词的总结可以 达到强调和加深记忆的效果。

6)20-20原则:另外一条幻灯片制作原则。这条原则指的是,演讲中你要有20张幻灯 片,并且每张幻灯片只演讲20秒。其目的就是逼使你做到简练,避免听众听得不耐烦。

7)不要读幻灯片:很多人都认为自己可以脱稿演讲,可事实上却常常回头看屏幕。读 幻灯片,只会不断打断你的演讲思路,这也间接地告诉听众你根本就不理解自己要讲的内容, 从而对你的演讲失去信心和兴趣。

8)演讲就像讲故事:如果你的演讲比较长,那最好加入一些小故事、双关语和奇闻轶 事等来串联整个演讲,同时也帮助阐述观点。优秀的演讲者都知道怎样将小故事和要阐述观 点联系起来,从而达到吸引观众的目的。

9)提高音量:演讲最忌讳听众无法听到演讲者在讲什么。虽然现在都有麦克风和扩音 器了,但是你仍然要确保使所有听众都能听到你。提高音量不是说要你喊,正确的做法就是挺直身体,从肺部而不是从喉咙里发出更为清晰的声音。

10)不要事先计划手势:演讲中的任何手势都应该是你要传达的信息的延伸,它是帮 助你传递信息中的情感来。事先计划手势会看起来很不自然,刻意为之时还会和其他自然的 肢体语言不搭配。如果你不知道该做什么手势,那把手随意地放到身体两侧就好了(不要用手指着听众!)。

11)“这是个不错的问题”:通过使用“这真是个不错的问题”、“我很高兴你提出这个问题” 等语句来为自己争取时间以组织回答的时间。听众一般不会察觉这样客套的话,而且你要避免“恩”、“啊”等等口头语。

12)吸气而不是呼气:当你感觉要说“呃”、“啊”等语气词时(过多语气词只会让演讲变得糟糕),可以停顿一下或者深吸一口气。虽然停顿会显得有些尴尬,但是听众会很少注意 到的。

13)提早到会场(尽可能的早):不要等到听众都坐好了,你才慢吞吞地调试好投影 仪和幻灯片。提早到达演讲地点,熟悉一下场景,检查电脑和投影设备,确保不会出现异常 的境况。而且这有助于消除紧张感。

14)熟能生巧:参加一些提高和锻炼演讲和交谈技巧的组织。这些锻炼会使你上台演 讲时显得更有能力和自信。

15)避免道歉:只有做错事情时才需要道歉。不要为自己的能力不足、紧张和准备不 充分道歉,这只会使听众觉得你没自信。再者,多数情况下,听众并不会注意到你的紧张和小错误。

16)当你错误时一定要道歉:虽然要避免道歉,当你在传达信息时包涵了错误的观点 时,或者有其他明显错误的地方,一定要道歉。保持自信是当然的,但是过度自信就会出问题了。

17)以听众的角度出发:要从听众的立场来撰写演讲稿和思考问题。哪些内容对于听 众比较难理解;哪些内容会使听众感到繁琐?总是要记得,对听众来说,这里面表达的内容有什么意义。

18)乐在其中:将你的激情注入到演讲中去,乐在其中!