接着昨天的5S管理文章《一起来学丰田的5S管理——清理电脑桌面》(没有看过的朋友可以先到本文底部点击【秋叶】链接跳转到我的个人页面)。
一天过去,看一下我的电脑桌面保持情况。
嗯,非常干净,只多了一个文件。
一旦你习惯了干净的状态,就形成很多不同的习惯。像我整理的浏览器推荐网站,真的替我节约了很多打开网站的时间。
比如我现在处理完素材和文件,会马上归类或删除,并不花多少时间。而且清爽的桌面带来的那种成就感,而不是密密麻麻堆积的文件带来的无穷无尽的工作负担感,不仅仅是节约了时间,还提升了心情。
不过要做到桌面长期保持清爽,就得真正理解“整理”的含义,有的朋友虽然能够一次让桌面“整理”到清爽,但是过一阵就又陷入垃圾堆了,为什么会这样?
很简单,整理要做到合理,不能只是为了清爽而清爽,要充分考虑自己工作习惯和需要,把不同使用频率的文件归类到不同的文件夹才行。
比如我做PPT经常用图片,大都也就用一次,那么我用完就直接放入回收站,桌面就会保持干净。
而重要的,但是不会经常用的文档,我会处理完毕后马上归类到内部的文件夹,桌面只放几个最近经常在处理的工作文件夹。
如果没有想好文件的分类归档,仅仅是盲目把杂物一次性收纳,很快就会反弹。
当然有的朋友分类不是不合理,而是没有养成随手整理的习惯,也就是保持清扫和清洁的要求,那桌面也很难保持清爽。
这个周末我想在电脑5S管理有一点点保持的成绩上,继续提升我的5S管理水平,这次我看上的是我的工作台。
我的工作台桌面整理前是这样的:
我不是乱,我是极品的乱。这个和我过去的工作习惯不好是有关系的,我把各种用到的资料都压在桌面下,希望能够随手就可以找到我要的东西,但真相是时间长了,我经常找不到我要的东西。
先插一句,为什么上周我不顺手整理桌面,只整理电脑桌面呢?因为我很清楚,很多人厌恶过去的自己,就想来一次大扫除彻底改变,结果因为一次性改变习惯太多,反而记不住很难保持。
我个人更喜欢“渐进式”改变,一次改变一点点,但每一点都保持下来,形成习惯后,每次再提高一点点要求,这样反而更容易巩固。
要整理好桌面,首先不是整,而是理,我详细分析了我的桌面上的闲杂物品有哪些:
桌面5S前期准备工作——杂物分类
杂物类型 | 重要度 | 使用频率 | 处理对策 |
车票 | 重要 | 一季度一次 | 放在书柜里 |
照片 | 不重要 | 极少 | 剪开放钱包备用 |
光盘 | 不重要 | 极少 | 放到书柜 |
名片 | 不重要 | 极少 | 放到书柜 |
银行卡 | 重要 | 偶尔 | 放在保险柜 |
会员卡 | 不重要 | 偶尔 | 不常用的放在书柜,常用的放客厅柜 |
各种纸 | 不重要 | 极少 | 扔掉或把一些重要信息存档到电脑和本子后扔 |
文具 | 不重要 | 经常 | 分类后放手好拿位置 |
烟灰缸 | 不重要 | 经常 | 放随手可够位置 |
墨水 | 不重要 | 偶尔 | 放文具后,需要时取 |
工作本 | 重要 | 经常 | 放桌面醒目固定位 |
电子产品 | 不重要 | 经常 | 各就各位,尽量不引入复杂走线 |
想清楚如何处理,也确定今后的桌面杂物也可以依此对待,这样才能长期保持住。
这是我整理完毕后的效果。
当然我的桌面干净了,但是老婆这边还有杂物,请注意最右的书,于是为了尽善尽美,我又出手把老婆的桌面物品也清理了一遍。
我还把我喝水的杯子和要吃的保健药片也放在我一手可够的位置,这样既容易提醒自己喝水,而且这个位置很难出现不小心打翻水杯不得不花时间处理的情况。
现在可以看看整理后的全景图片了,感觉还是很不错的。
不过换个角度看看我家书房,可以更加感受一下。
前边的是我女儿的桌面,后面是我的桌面,女儿不愿意整理,我也不会替她做,我先做好自己再用效果说服她也去改变就好。
我们家的5S管理最后一条要做到素养,我的计划是先改变自己,再改变老婆,最后才是女儿。
很多人的教育策略都是要求小孩改变,自己却不行动,这样是不行的。要求别人做得到的道理,自己首先要真的相信才行。
总之花了半个小时整理桌面,花了一个小时写整理这篇文章,是很愉快的事情,希望我的整理过程也能启发大家,在这个周末愉快地动手整理你的桌面吧!
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