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@职场君：这次采访的主题是《5分钟搞定1天的工作——巧用Excel的小绝招！》。特邀嘉宾有：创子馆、大学教师、秋叶PPT团队核心成员、专家、微博/line/知乎：创子馆、微信公众号：教育笔记。

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常子冠

我是常子冠，是一名大学老师，秋叶团队的核心成员。今天想跟大家分享的主题是用Excel使你的工作事半功倍。

工作方法和设计理念的部分不分版本，部分新功能需要2013以上的版本。我使用的Office版本是Office 365。

不知道大家在平时的学习和工作中是否偶尔遇到类似如下的任务：

生成1000张邀请函/桌签

生成1000个文件夹

修改1000个文件名

生成1000个参赛选手的编码

在几万条数据中查找匹配的记录

而且，最要命的是，老板下达任务的时间和要交活儿的时间通常间隔都很短，嗯，别问我是怎么知道的:)

上面的这些操作，需要多长时间呢？

其实，以上的任何一个操作都只需要5分钟的时间，5分钟包括从准备到完成的全过程。

如果你接到的任务是工作中的高频任务，每天或每周都需要做，你就需要考虑如何优化了。

这是一个工作习惯的问题，定期优化自己的工作流程和工作方法，落实到文字，能量化的量化，能标准化的标准化。如此一来，你的效率会大大提升；

当你升迁加薪的时候，你也有了可操作性极强的工作手册交给下属。

回到分享的主题：用Excel使你的工作事半功倍

我将从以下三个方面来分享：

首先来看第一个部分

1. 大材小用：Excel的那些坑

Excel经常在各个场合被误用

常见的错误有哪些

对于大多数的职场人和大学生，Word和PPT是相对较熟的，Excel是最不熟的软件，其实原因很简单，Word也好PPT也罢，不用心做大不了丑一些，比如说这样：

如果你稍微用心一些，就可以做成这样：

但是，Excel相关的大部分任务，做不出来就是做不出来，但是，老板着急要结果，怎么办？只能用成吨的时间，以很低的效率地工作。

给大家看几个表格：

你平时见到的可能不是这张表，但是，这种类型的表格遍地都是。

如果这种表格设计的目的是为了打印出来，没有任何问题，一旦这种表格是用来统计分析的，那就是表哥表姐的恶梦了。

今天我讲的内容是基于你用Excel是跟数据打交道的，要经常汇总周报表、月报表、地区销售汇总等需求的朋友。

好，来看下一个例子：

如果你的老板让你统计2011年学习类型1、2、3、4各有多少学时的时候，你要怎么做呢？

来看第一部分的最后一个例子：

最后一行是统计行，算总计很平常，我们来看一下他的方法

这个例子很好地解读了我们常听到的那句话：不要用战术上的勤奋来掩盖战略上的懒惰。

这是我学生的作业，作业要求中有一条，Excel中必须涉及到计算，所以，按他的理解就计算成这样了。

这是很常见的迷之勤奋，以为自己很辛苦，以为自己很用心，但其实连入门都算不上。

以上是我说的第一个部分，因为很多人从用Excel开始，就在误用，一旦养成习惯之后再纠正是很耗成本的。

本来非常强大的Excel，但是，因为我们不了解，只用了非常非常少的功能，这也直接导致了用Excel的耗时低效。

2. 正本清源：Excel的基本逻辑

从基础学起，切忌眼高手低

Excel表要如何设计才毫不费力

在学习一个软件的时候，最忌讳的就是眼高手低，在一部分人的心中有软件或功能的鄙视链。比如说，会觉得学PS，AI，PR更高大上，学Office就Low掉了。

其实，在我看来软件没什么高大上或Low之分，能高效解决问题才是最关键的。

顶多就是合适或不合适，习惯或不习惯，喜欢或不喜欢而已，给软件贴标签，真心没必要。

再比如说，会觉得PPT更值得学，Word没什么可学的。

回到Excel这个软件上，会觉得学宏，学VBA更高大上，学其他的基本操作太Low。

举个例子：

很多人连相对引用和绝对引用都不知道是什么，就要学Rank函数，或者用Vlookup函数解决问题……

当然，过程中可能磕磕绊绊，最终总能解决问题，但是下一次再遇到类似的时候，可能还是不知道当时怎么做的。

所以，知道怎么做是一个层面，知道为什么这么做是更高的一个层面，也只有知道为什么，才会迅速地提升技能。

具体到Excel，如果你可以学Excel的高级功能，但是在此之前，务必要把最基础的部分搞定。

在讲基础操作之前，我们先来明确一下Excel的各个部分都叫什么？

Excel的列默认是用英文字母来标记的，A~Z，Z的下一列是AA，AA~ZZ，ZZ的下一列是AAA，列标的最大值是XFD

Excel的行默认是用阿拉伯数字来标记的

行列交叉的每一个小格子叫单元格

定位单元格的方法就是列标+行号，也叫单元格地址，如B2，F4，AK47

单元格地址在公式或函数中会被大量用到。

仍然举刚才那个例子：

如果单元格B34里面要计算总和的话，一定不能写这种公式：

=4500+3600+4000+1400+414+121.6+……+330+630

一定要把公式中的数字替换成单元格地址：

=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2

从第二个层面来看这个例子：

写成单元格地址最大的好处就是公式可复用，很明显我的这个学生是不知道的。因为工作表中的三个总计他都是手动敲上去的，不信你自己看。

他在手写公式的时候，把C19漏掉了。

如果他知道公式可以填充，C34那个公式就不会出错了。

填充公式的方法很简单，选中那个写好公式的单元格

以上图为例：

填充的方法选中B34，鼠标放在B34的右下角，向右拖曳两格即可。

第三个层面来看这个例子：

这个公式的写法对不对呢？是完全正确的，没有任何Excel的语法问题。

但为什么不推荐，太慢了嘛，有更快的方法就要用起来。

从

到

=Sum(B2:B33)

你说会省多少时间？

很多常见的公式比如总分、平均分、最大值、最小值等，Excel都把它变成了函数。

所以，就不需要我们自己去写了，除非现有的函数解决不了这个问题，我们再自己造公式。

再举一个例子：

以下几个日期格式，哪一个是正确的？

2016、3、22

2016.3.22

20160322

2016年3月22号

2016322

2016。3。22

其实，以上六种日期的写法全是错的！

正确的写法应该是2016-3-22或者2016/3/22

只有用了正确格式的日期，才可以自由的转换格式，或者做计算，但写成错误的日期格式就做不到。

再比如说，录入手机号、身份证号的时候，我们都会遇到这样或那样的麻烦，但是，不仅仅要知道如何做，还要搞清楚为什么？

为什么手机号不是数字类型？

给大家一个小挑战：如何在15秒之内把2016年所有工作日的日期列出来？

我试了一下，完成2016年所有工作日的日期，填好261行的数据，共耗时11秒，你用了多久呢？

这些最基础的软件常识必须在开始的时候就了解，日后进阶的时候就不至于手忙脚乱，漫无头绪了。

基础的常识和操作有很多，比如：

单元格的格式有哪些？

Excel默认的内容格式是什么？

数字和文本的区别是什么？

填充柄怎么用？

名称框是什么，有什么用？

编辑框是什么，有什么用？

连续的单元格如何表示？

不连续的单元格如何表示？如何序列填充？

相对引用和绝对引用是什么意思，有什么用？

时间关系我们就不一一展开了。

下面我想说一个设计表格时的关键问题：

如果使用Excel做简单的数据分析，最重要的表格是源数据表，只要你的源数据表设计得当，你就可以生成各种老板要的表，有时会用到辅助表。

举例来说：如何制作一张成绩单

上面这张表是我们很常见的成绩单的样子，但是，源数据表却不应该这样来设计，应该改成这样：

原因就在于第一张表中的90或60，需要两个维度才能确定当前数据的意义。

第二表只有一行是标题行，或者叫表头。

其余的每一行都独立成行，记录了一条完整的数据。

这种设计方法最大的好处就是今后不管如何做统计，都极其方便。

我们通过一个实例来真切地了解什么是不方便：

如果我想统计梅长苏2015年的工资总数，如何自动完成？

我猜有人会说一行一行粘出来，然后再用Sum函数就好了。

那如果这个任务是计算公司（公司有100人）每一个人一年的总工资呢？

耗时费力就不用说了，更可怕的是人工操作，出错的概率太高，出错之后再重新返工……我都不敢想。

很多人加班都在干这些活儿吧？

设计源数据表时应该避免哪些陋习呢？

1

有多余的表头和合并项

当表格中有大量合并单元格的时候，很多操作都会失效。

解决的方法就是取消所有合并单元格，把表头放在工作表名称里，空白的内容要补齐，如下图：

2

表中包含特殊符号

特殊符号有两个问题：录入不方便，统计数据时会出错。

解决方法是将特殊符号用文本来代替。

3

数据中包含大量文字

数据中有文字的时候，后期做数据统计的时候很痛苦

解决方法是将所有有用的数据单独成列，如果数据有单位，务必写在标题行，不要写在数据里。

4

随意乱加空格

有的时候为了美观，让名字或其他内容对齐，就手动在名字当中加上空格，这样做的可怕之处在于，如果日后需要在表中查找“靖王”的信息肯定找不到，只有输入“靖 王”才行。

解决方法就是不要随意修改源始数据，加无谓的空格或其他分隔符号。

以上是我说的第二个部分，我主张首先打好基础，设计好源数据表，那些老板要的表可以通过数据透视表等方法轻松得到。

3. 事半功倍：提升效率的技巧、资源和方法

提升效率的小窍门

有哪些可利用的资源

遇到不懂的问题要怎么办

提升效率第一条：要跟上潮流，工具永远用最新的。以Office为例，现在已经2016年了，如果你还在用Office2003，劝你尽早升级，享受新功能的美好。

举个例子，比如我们想提取身份证号的信息：

在Excel2013版本以前，我们的解决方案是用Mid函数

=Mid(A26,7,8)

这刚刚把出生日期提取出来，接下来还得转成日期格式。

但，Excel2013发布之后，就有新方法了，即使你不懂函数也可以搞定这件事。

这个功能叫快速填充

先给一个目标的样子

接着填充到其他单元格，选择快速填充，即可。

类似的任务，还有很多比如说：

已知邮箱提取用户名

已知姓名、身份证号，将两者合并

这两个任务可以用快速填充，迅速解决。

Excel2016版还新增了很多图表类型：旭日图和树型图

举例来说，有一个原始表格长这样：

在Excel2016中，可以瞬间生成一个树状图出来：

或者原始表如下图

在Excel2016中，可以瞬间生成一个旭日图出来：

Excel的另外一个自带功能也经常被我们忽略掉，就是：快速访问工具栏

注意上图中红色框的位置，我们可以把常用的Excel功能加到这个位置。

这样一来，大部分时间，在不切换选项卡的前提下，也可以高效率地干活了。

在学习的过程中，难免会遇到问题，方法无外乎两种：

通过搜索找方法

付费找人帮你解决

最有效率的最不会“抛弃”你的工具是搜索引擎。

搜索的时候，我们有一个误区，以为搜索结果的第一条或第一页一定会有答案。

我想说的是，搜索也是个技术活，如果你想每次搜索，都能快速找到结果，一定经过了大量的试错（在搜索结果页面里逐页去翻），才有可能达到的境界。

搜索需要不断提升的是：

把问题表述清楚

优化关键词

举例来说：

如果你不知道四舍五入的函数是什么，你在搜索引擎里面要怎么找？

如果你直接输入“用来表示四舍五入的函数是什么”，你有一个巨大的漏洞。

因为，你把一个非常重要的背景信息忘了

你真正想问的是：Excel软件里面哪个函数能做四舍五入的操作？

所以，从你想问的问题中，抽取出关键词就是：

当关键词正确的时候，你会发现你的搜索结果会非常优质。

同时，搜索不只是Google，百度，还有很多专业论坛或相关的资源。

有时结合不同的场景，还需要多个搜索渠道并用

通常情况下，Office类的问题有千千万万人在网上问过，并不是没有，只是你找不到而已，这个时候你需要做的是，提高搜商。

最后，做个总结，今天从三个方面分享了“用Excel使你的工作事半功倍”这个主题的内容。

我分享的内容仅是Excel软件的九牛一毛，很明显想成为Excel的专业人士并不容易，但学到轻松搞定工作，还是非常容易的，希望对你有所帮助，早日做个高效的表哥表姐。

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职场君

非常感谢专访嘉宾常子冠的分享。Excel在我们的日常工作中起到很大的作用，掌握好操作技巧，快速完成上司交代的任务，会让你在同事中脱颖而出，得到上司的认可，那么升职加薪就离你不远啦！

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